○中山町議会タブレット端末運用規程
令和5年2月1日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、現在の情報化社会において、効率的で迅速な議会運営・議案審議、情報の共有及び議会の活性化等を推進することを目的として、中山町議会議長(以下「議長」という。)が貸与するタブレット端末(端末本体、充電器、タッチペン及びケースその他付属品を含む。)の適正な運用に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 会議 本会議、議会運営委員会、常任委員会、特別委員会、全員協議会及びその他議長が相当と認める会議をいう。
(2) 文書共有システム インターネットを介した状態で会議用アプリケーションソフトウェアを使用できるシステムをいう。
(タブレット端末の貸与)
第3条 議長は、議員及び議会事務局職員のうち議長が指名する職員(以下「使用者」という。)に対し、1人につき1台のタブレット端末を無償で貸与するものとする。
3 使用者は、会議に出席するときは、貸与されたタブレット端末を携行しなければならない。
4 使用者は、議員又は議会事務局職員の身分を失ったときは、速やかに使用者固有のデータを消去し、タブレット端末を議長に返却しなければならない。
(タブレット端末の管理等)
第4条 使用者は、議員活動及び議会事務局の業務(以下「議員活動等」という。)に必要な範囲に限り、タブレット端末を使用するものとする。
2 使用者は、タブレット端末の使用に際し、善良な管理者の注意をもって適切に管理するものとする。
3 使用者は、タブレット端末の使用に当たっては、適切なパスワード管理等の認証認定を行い、第三者に不正利用されないようにしなければならない。
4 使用者は、タブレット端末を紛失し、又は破損したときは、中山町議会タブレット端末紛失・破損届出書(様式第2号)により、直ちに議長に届け出なければならない。この場合において、故意又は重過失により紛失又は破損し有償の措置が必要となったときは、当該使用者がその修理等に係る費用を負担するものとする。
(遵守事項)
第5条 使用者は、タブレット端末の使用に関し、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 議会の品位を重んじた良識ある使用を心がけ、議員活動等に関わりのない目的で使用しないこと。
(2) 他人に貸与し、又は譲渡しないこと。
(3) 情報の受信及び発信を自己の責任において行い、個人情報並びに議会及び町において公開されていない情報を外部に漏らさないこと。
(4) データの正確性を保持し、データの紛失及びき損等の防止に努めること。
(5) タブレット端末に個人情報を含む資料等を保存するときは、議員活動等を行う上で必要最小限とすること。
(6) 個人情報の漏えい若しくはウイルス感染があったとき、又はその恐れがあるときは、速やかに事実関係を把握するとともに、中山町議会タブレット端末情報漏えい・ウイルス感染報告書(様式第3号)により直ちに議長に報告し、必要な措置を講ずること。
(使用上の禁止事項)
第6条 使用者は、タブレット端末を使用するときは、次に掲げる行為を行ってはならない。
(1) タブレット端末の改造、交換及び動作環境の変更
(2) オペレーションシステム、文書共有システムその他議長が指定したアプリケーション等の削除、アップデート又はバージョンアップ(議長が特に認める場合を除く。)
(3) タブレット端末の性能、機能等を変更する行為
(4) ウイルス感染の恐れのある外部端末へのタブレット端末の接続
2 タブレット端末へのアプリケーション等のダウンロードについては、タブレット端末に障害を及ぼす恐れがなく、議員活動等に必要な範囲内に限るものとする。
(会議中における禁止事項)
第7条 使用者は、会議中においては、次に掲げる目的でタブレット端末を使用してはならない。
(1) 電子メール等による外部との通信
(2) ソーシャルメディアへの投稿
(3) 通話
(4) 会議の録音又は写真若しくは動画の撮影
(5) 前各号に掲げるもののほか、会議に関係のない目的の使用
2 使用者は、会議中においては、タブレット端末の操作音、電子音又は振動音が鳴動することがないよう設定するものとする。
(違反行為に対する措置)
第8条 議長は、前3条の規定に違反したときは、当該使用者に注意を与えるものとする。
2 議長は、前項の規定による注意を再度行っても違反が改められないときは、当該使用者へのタブレット端末の貸与を取り消し、又はその使用を制限することができる。ただし、議長は、中山町役場内での会議に使用する場合に限り、当該使用者に対し、返却されたタブレット端末を一時的に貸与することができる。
(各種通知及び連絡等)
第9条 タブレット端末を用いた議員及び議会事務局の間の各種通知及び連絡等は、次に掲げるいずれかの方法による行うものとする。ただし、文書によることが必要であると議長が認める場合にあっては、この限りでない。
(1) 電子メールの送受信
(2) 文書共有システムへの登録
(運用等にかかる協議)
第10条 タブレット端末及び文書共有システムの使用に関し疑義が生じた場合は、議会運営委員会で協議し、必要に応じて町長と調整する。
(雑則)
第11条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、議長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
