○中山町文書管理規程
昭和61年2月12日
訓令第3号
中山町文書管理規程(昭和53年3月訓令第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第8条)
第2節 文書管理組織(第9条―第11条)
第2章 文書の収受及び配布(第12条―第23条)
第3章 文書の起案及び決裁(第24条―第33条)
第4章 文書の施行及び発送(第34条―第41条の2)
第5章 文書の整理保管及び保存(第42条―第55条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(目的)
第1条 この訓令は、事務処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、中山町役場における文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 文書の管理については、別に定めるものを除くほか、この訓令に定めるところによる。
(用語の意義)
第3条 この訓令における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 「課」とは、中山町課設置条例(昭和50年条例第8号)に規定する課及びこれらに準ずるものをいう。
(2) 「文書」とは、事務処理に必要な一切の文書をいう。
(3) 「普通文書」とは、特殊文書、図書印刷物及び個人あての文書以外の文書をいう。
(4) 「特殊文書」とは、親展文書、秘密文書及び特殊郵便物をいう。
(5) 「図書印刷物」とは、定期又は不定期刊行物をいう。
(6) 「個人あての文書」とは、職員個人あての封書(明らかに私信と認められるものを除く。)及びその他の文書で親展文書以外のものをいう。
(7) 「親展文書」とは、内容を受信者以外の者に秘するため、封皮に「親展」又はこれらに類する用語の表示をした封書及び親展電報(明らかに私信と認められるものを除く。)をいう。
(8) 「特殊郵便物」とは、書留、電報及び小包をいう。
(9) 「秘密文書」とは、その事案が外部の者に秘さなければならないものであるため、「秘」又はこれに類する用語の表示をした文書をいう。
(10) 「電子署名」とは、電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうか確認することができるものであること。
(11) 「総合行政ネットワーク文書」とは、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書をいう。
(12) 「起案文書」とは、決裁を求めるため起案した文書をいう。
(13) 「決裁文書」とは、決裁を終わった文書をいう。
(14) 「合議文書」とは、その事案が起案課の所掌事務に関する起案文書で関係課(委員会を含む。以下同じ。)の決裁を求めるため回付した文書をいう。
(15) 「供覧文書」とは、参考のため若しくは指示を受けるため、上司又は関係課の閲覧に供することをいう。
(16) 「発送文書」とは、決裁文書に基づき郵送、使送等の方法による一定の手続きにより庁外に送達するものをいう。
(17) 「完結文書」とは、決裁文書で、一定の手続きに従って施行され、かつ、事案の処理を完結したものをいう。
(18) 「未処理文書」とは、収受又は配付された文書で、処理がなされないままになっているものをいう。
(19) 「未完結文書」とは、起案した文書で、いまだに決裁に至らず又は決裁を得たが、いまだに施行されず、かつ、事案の処理が完結しないものをいう。
(20) 「収受」とは、庁外から送達された文書及び郵便物を文書主管課において一定の手続にしたがって受領することをいう。
(21) 「配布」とは、文書を庁内で送達することをいう。
(22) 「郵送」とは、文書を郵便により庁外に送達することをいう。
(23) 「使送」とは、文書を職員により直接相手方に送達することをいう。
(24) 「返送」とは、誤って送達された文書又は郵便物を差出人に送達することをいう。
(25) 「保管」とは、完結した文書をその事務を所掌する課(以下「主務課」という。)において整理しておくことをいう。
(26) 「保存」とは、完結した文書を書庫において整理しておくことをいう。
(事務処理の原則)
第4条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。
2 文書の処理は、別に定めるところにより、決裁を受けて行うものとする。
3 文書の処理は、迅速かつ適正に行わなければならない。
(文書記述の原則)
第5条 文書を作成するときは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易、簡素かつ明確に表現するように努めなければならない。
2 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、法令その他文書主管課長が縦書きを要すると認めたものは、この限りでない。
(文書取扱いの原則)
第6条 文書は、常にていねいに取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならい。
2 文書の汚損が甚だしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。
(秘密保持の原則)
第7条 秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者に目にふれる箇所に放置してはならない。
2 秘密文書を保管又は保存する必要がなくなったときは、焼却その他確実な方法により破棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿、謄写用原紙、複写紙及び資料等についても、また同様とする。
(文書の整理保管の原則)
第8条 文書は、主務課において、キャビネット等に収納しなければならない。ただし、帳簿その他キャビネット等に収納することが不適当なものについては、この限りでない。
2 未処理文書は、キャビネット等に整理し、常に所在を明らかにしておかなければならない。
第2節 文書管理組織
(文書主管課長)
第9条 文書主管課長は、本町における文書の管理に関する事務を総括する。
2 文書主管課長は、文書の管理に関し、文書取扱主任及び文書整理担当者を指揮監督するものとする。
(文書取扱主任)
第10条 課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、各課の課長をもって充てる。
3 文書取扱主任は、文書整理担当者を指揮監督し、文書の整理及び保管の状況を常に把握し、課の文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。
(文書整理担当者)
第11条 課に文書整理担当者を置く。
2 文書整理担当者は、担当専門員又は担当主査をもって充てる。
3 文書整理担当者は、文書取扱主任の指示を受けて、次の各号に掲げる文書事務を行う。
(1) 文書の受領、配布、決裁及び合議文書の手続き並びに電子メール及びファクシミリによる文書の施行に係る審査に関すること。
(2) 文書の整理保管に関すること。
(3) 文書事務処理の促進に関すること。
(4) 完結文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) その他課内の文書処理の関し必要なこと。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第12条 役場に到達した文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)は、文書主管課において収受の事務を行う。
2 各課において、直接受領した文書又は、会議その他の事由によって受領した文書は、直ちに文書主管課に回付し、収受の手続を受けなければならない。
2 文書主管課は、前項による収受文書のうち、その内容が2以上の課の所掌事務に係る文書にあっては、主たる課について決裁版を調整のうえ配布する。この場合において配布を受けた課は、他の関係課に連絡しなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の収受)
第13条の2 総合行政ネットワーク文書は文書主管課において収受の事務を行う。
2 文書主管課は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 電子署名のある総合行政ネットワーク文書を受信した場合にあっては、電子署名を検証すること。電子署名の検証ができなかった場合は、否認通知を送付すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を速やかに紙に出力すること。
3 文書主管課は前項第3号の規定により出力を行ったときは、当該出力を行った紙を普通文書として処理するものとする。
2 前項の規定により、文書を主務課で直接収受する場合は、原則として当該文書に課の収受印を押印しなければならない。
(特殊文書等の収受)
第15条 特殊文書及び個人あての文書を収受したときは、文書主管課は開封しないで、封筒の余白に収受印を押し、町長及び副町長あてのものは総務広報課長、その他のものにあっては主務課の文書取扱主任に配布しなければならない。
2 文書取扱主任は、特殊文書又は個人あての文書で、特殊の扱いをする必要がないことが明らかになったときは、文書主管課に回付し、所定の手続を経なければならない。
(添付物のある文書の取扱い)
第16条 金券、有価証券、郵便切手、収入印紙、入札書、見積書、その他の貴重品を添付した文書は、封筒にその旨表示し、前条に準じて取り扱うものとする。
2 前項の場合において、添付物が欠けているときは、その文書の余白にその旨表示し、主務課長と協議のうえ、発信者に対し照会しなければならない。
(図書印刷物の収受)
第17条 図書印刷物を収受したときは、文書主管課は、主務課の文書取扱主任に配布しなければならない。
(収受時刻の記載)
第18条 不服申立、訴訟、異議申立、個人又は団体の権利義務に関係あるものその他収受の日時が権利の得失又は変更に関係ある文書は、その余白に取扱者が収受時刻を記入のうえ押印し、封筒のあるものは、それを添付し、第15条に準じて取り扱うものとする。
(収受の際の事故文書等の処理)
第19条 郵便料金の未納又は不足の郵便物が送達されたときは、文書主管課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。
2 誤って送達された文書があったときは、文書主管課は正当宛先に転送しなければならない。
3 受取人がないためその他の理由により返送された文書を収受したときは、伝言票(様式第1号)に返送理由を朱書きし、主務課の文書取扱主任に返付しなければならない。
(勤務時間外の文書の受領)
第20条 勤務時間外に到着した文書は、宿日直員において受領し、次の各号により処理し、宿日直勤務終了後文書主管課長又は次の宿日直員に引継がなければならない。
(1) 内容証明及び配達証明並びに持参人が権利の得失に関係のある旨を表明した文書は、当該文書の余白に到達日時を記載し、取扱者の印を押しておくこと。
(2) 宿日直員は、受領した文書で電報その他緊急の処理を要すると認められるものは、電話又は用務員連絡等により、直ちに名あて人、又は関係者に連絡すること。
(3) その他の文書は、結束しておくこと。
(文書の配布)
第21条 文書主管課において収受に関する処理を終えた文書は、当該事務を分掌する課へ配布する。
(配布を受けた文書の処理)
第22条 文書取扱主任は、配布された文書を査閲し、次の各号により処理に必要な事項を決裁版に記載し、文書整理担当者に回付する。この場合において重要又は異例な文書で上司の指揮により処理すべきと認められるものは、直ちに供覧の処理を行い、指示又は承認を受けるものとする。
(1) 担当グループ等名
(2) 保存年限
(3) 処理期限
(4) その他必要な事項
2 文書取扱主任より回付を受けた文書整理担当者は、文書取扱主任の指示に基づき自ら処理するもののほか処理上の必要な事項を記載し、係回覧の後担当者に回付しなければならない。ただし、親展文書、書留文書及び個人あての文書は名あて人に直接配布するものとする。
3 担当者は当該回付に係る文書を指示事項により処理し、その処理大要について、担当者は文書整理担当者に、文書整理担当者は文書取扱主任に報告しなければならない。この場合起案の際、添付する文書については、起案までの間、キャビネット等に保管し、処理を終えた又は処理を要しない文書については、直ちに文書整理担当者に引継がなければならない。
4 文書整理担当者は、処理を終えた又は処理を要しない文書を受付日付順に所定の容器に保管しなければならない。
5 文書取扱主任は、常に文書の処理状況の把握に努め、処理期限の到来した文書で未処理のものについては、急いで完結するよう指示しなければならない。
6 担当者は、指示された処理期限までに処理することが困難と認められるものは、文書取扱主任の承認を得て、処理期限を延長することができる。
(配布文書の事務処理)
第23条 文書取扱主任は、配布を受けた文書で当該課の主管でないと思われるものは、速やかにその旨記入した伝言票を添付して、文書主管課に返付しなければならない。
第3章 文書の起案及び決裁
2 定例又は軽易なものは、帳票処理又は余白処理等により処理することができる。
3 来訪、電話、その他連絡事項等に係るもので軽易なものは、伝言票を用いて処理することができる。
4 同一文例により継続的に起案される文書に係るものについては、あらかじめ文書主管課長の承認を得たものに限り、例文様式により処理することができる。
第25条 文書の起案は、次の各号により行わなければならない。
(1) 起案は、原則として一事案ごとに作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(2) 急施を要する文書、秘密に属する文書その他当該文書の施行について、特殊の取扱いを要するものは、起案用紙の所定欄その他にそれぞれの要旨(至急、秘、公報登載等)を朱書すること。
(3) 中山町事務代決及び専決事務に関する規程(昭和49年訓令第9号)の定める決裁区分により、朱書斜線で決裁区分を表示すること。
(4) 文書を起案するときは、起案者の職氏名、起案年月日、保存年限等を記載すること。
(5) 関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。
(6) 添付書類で小さいものは、中央部で左端をそろえ又は起案用紙大の用紙の中央部にはること。設計図、地図その他の添付書類で大きなものは、折り込みとするほか適宜袋に入れてつづること。
(7) 金額の訂正その他特に重要なものを加除訂正する場合には、二線で訂正し、訂正者は訂正箇所に認印すること。
(8) 電報案文は、できるだけ簡略に書き、片仮名で傍訓をつけて略号のあるものはこれを用い、終わりに総字数を記入すること。
(9) 前条の規定により起案する場合において、総合行政ネットワーク、電子メール及びファクシミリにより文書を施行する場合は、その旨を起案用紙又は当該文書に記載しなければならない。
(10) その他公用文の作成については、簡易平易、正確に記載すること。
(合議)
第26条 起案文書で他課の所掌事務に関係のあるものは、主務課長の決裁を経て、関係課長に合議しなければならない。ただし、定例又は軽易な事案については、合議を省略することができる。
2 合議を受けた課長は、直ちに査閲し、合議予定月日まで、同意不同意を決定するよう努めなければならない。この場合において検討に月を要するときは、あらかじめ起案課に連絡しなければならない。
3 合議を受けた事項について疑義又は異議があるときは、電話又は口頭をもって起案課と連絡協議し、なお協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
第27条 他課の所掌事務に関係する事案については、前条の合議にかえて、連絡会議等あらかじめ関係課長と協議し、又は文書の写を送付して意見を求め、調整を行うことができる。
第28条 起案文書で次の各号に掲げる事項を内容とするものは、文書主管課長に合議し、その文書審査を受けなければならない。
(1) 議会に提出する議案
(2) 規則、訓令、告示、公告、要綱及び内規
(3) 町長名をもって発する行政処分案で重要なもの
(4) 契約に関するもので、重要かつ異例に属するもの
(5) その他重要、異例、新例に属するもの
第29条 合議済文書を廃案したときは、起案課において、その旨を合議先の関係課に通知しなければならない。
(重要文書等の持回り)
第30条 急施、秘密又は説明を要する文書は、起案者又はその上司において決裁、承認を得又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため自ら持回りしてこれを行うことができる。
(文書の認印)
第31条 合議先の認印は、主査以上とする。ただし、審査又は記録を要するもの、その他特に必要があるものについては、この限りでない。
2 回議を受けた主査、専門員、統括、室長、課長、副町長及び町長は、認印を押印するものとする。
(代決)
第32条 中山町事務代決及び専決事務に関する規程(昭和49年訓令第9号)により、その事務を代決したときは、「代」と朱書し、押印するものとする。
第4章 文書の施行及び発送
(記号及び番号)
第34条 文書には、決裁者の決裁が終わったときは、当該主務課において、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略し、号外として施行することができる。
(1) 条例、規則、告示、公告及び訓令を告示令達する場合は、町長名を冠してその種別をつけ、番号は、文書主管課と協議をし、その種別ごとの令達番号簿(様式第3号)により、暦年度による一連番号とする。
(2) その他の文書は、文書主管課長が別に定める記号を付し、番号の文書発送簿(様式第4号)に記載された会計年度による一連番号とする。
(文書発送簿の整理)
第35条 文書発送簿は、主務課において、整理しておかなければならない。
(文書の日付)
第36条 文書の日付は、特別に指定したもののほか、文書の施行する日とする。
(文書の浄書)
第37条 文書の浄書は、当該主務課において行うものとする。ただし、文書主管課長が不適当であると認めたものはこの限りでない。
3 文書主管課は、前項により依頼を受けたときは、主務課の希望日時までに浄書するように努めなければならない。ただし、この場合において主務課の希望日まで完了できないと認められるときは、主務課と協議しなければならない。
(公印)
第38条 発送文書には、公印を押印しなければならない。ただし、発送部数の特に多いものについては、中山町公印規程(昭和50年8月1日訓令第3号)第8条に規定する手続に従い、公印の押印に代えて公印の印影を印刷し、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 町の機関に対して発する往復文書(内容が特に重要なものは除く。)
(2) 他の地方公共団体に対して発する往復文書(内容が特に重要なものは除く。)
(3) 前2号以外のものでその内容が軽易な往復文書
(4) 書簡文書
(5) 前各号に掲げる文書のほか、文書主管課長が特に公印の押印を省略することを適当と認めた文書
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、施行文書(書簡文書及び町の機関に対して発するものを除く。)の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
(電子署名)
第38条の2 総合行政ネットワークにより発信する文書については、電子署名を付与しなければならない。ただし、前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書については電子署名を省略することができる。
2 総合行政ネットワーク文書に電子署名を必要とするものは、当該文書に係る決裁文書を持参のうえ文書主管課長に電子署名を依頼するものとする。
3 文書主管課長は、前項の依頼を受けたときは、電子署名を行うべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
(通信回線による施行)
第38条の3 電子メール及びファクシミリにより施行できる文書は、総合行政ネットワーク文書を除き、第38条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書とする。
(文書の発信者名)
第39条 文書の発信者名は、原則として町長名を用いるものとする。
(文書の発送)
第40条 文書の発送は、文書主管課において、次の方法により行うものとする。
(1) 郵送
(2) 使送
2 発送文書を郵送する場合は、文書主管課において郵送記録簿(様式第6号)に記入しておかなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の発信)
第40条の2 総合行政ネットワーク文書の発信は、文書主管課において行うものとする。
(通信回線による文書の発信)
第40条の3 電子メール及びファクシミリによる文書の発信は、総合行政ネットワーク文書を除き、主務課において行うものとする。
(発送手続)
第41条 文書を発送しようとするときは、次の各号により行わなければならない。
(1) 発送文書を郵送する場合で特別扱い(書留、速達等)しようとするときは、郵送物にその旨を表示すること。
(2) 発送文書を使送する場合の重要文書は、重要使送票(様式第7号)及びこれに準じた票に必要な事項を記入し、使送者は、名あて人又はその関係人から受領印又は署名を徴しなければならない。
(3) 現金、証券、小包その他特別の包装を必要とするものは、主務課で包装その他適切な措置をすること。
(4) 電報は、直ちにその電文等について審査のうえ発信すること。
2 前項により発送文書を発送したときは、当該主務課において決裁文書の所定欄に取扱者の認印を押印のうえ、発送年月日を記載し、保管するものとする。
(総合行政ネットワークシステム文書の発信手続)
第41条の2 総合行政ネットワークシステム文書を発信しようとするときは、発信する文書を持参し、当該文書に係る決裁文書を文書主管課長に提示して、発信を依頼しなければならない。
第5章 文書の整理保管及び保存
(文書の保存)
第42条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し必要な処理ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の整理)
第43条 文書取扱主任は、常に未処理文書及び未完結文書に区分整理し、文書が完結したときは、処理経過等を確認し、保存期間及び認印等記入されていない場合には、それぞれ当該事項を記入のうえ、適宜整理保管しなければならない。
2 同一文書で2以上の担当係に関係あるものは、主たる担当係で整理するものとする。
3 完結文書は、編てつすべき種類の簿冊及び保存年限ごとにそれぞれ区分し、保存年限が5年以上のものについては、索引用紙兼保存台帳(様式第8号)に必要事項を記入のうえ整理保管するものとする。
4 整理保管は、原則として簿冊毎とし、簿冊名を主務課並びに文書主管課の簿冊名一覧表(様式第9号)に記載するものとする。
5 簿冊の製本は次の各号によるものとする。
(1) 事案の処理が完結した日の属する会計年度ごとに、編てつすべき種類の簿冊別及び保存種別ごとに、事案の処理の完結月日順にまとめる。ただし、紙数又は編集の都合により、2年以上にわたる文書を1冊とし又は2以上の分類に属するものを1冊として編集することができる。この場合においては、表紙にその旨記入するとともに年度又は分類の異なるところに区分紙を入れて、その区分を明らかにすること。
(2) 2以上の完結文書が保存種別を異にする場合において相互に密接な関係があるときはその長期のものに一連文書として編集すること。
(4) 図面類、調査資料等でともにとじ難いものは袋に入れて編てつし、又は袋に入れて別に整理すること。
(文書の保管)
第44条 文書は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して、1年間主務課で保管するものとする。
2 前項の保管期間は、保存期間に算入するものとする。
(保管文書の借覧)
第45条 保管文書を借覧するときは、文書整理担当者の承認を得て借覧しなければならない。
2 借覧した文書は、その使用後速やかに文書整理担当者に返還しなければならない。
(保管文書の期間)
第46条 法令、その他別に保存期間について定めのあるものを除き、文書の保存期間は次のとおりとする。ただし、必要と認めたときは、文書主管課長の承認を得て保存期間を変更することができる。
(1) 第1種 永年間
(2) 第2種 10年間
(3) 第3種 5年間
(4) 第4種 1年間
2 第1種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 例規等に関する文書
イ 条例、規則、その他例規文書の原議及び原本
ロ 告示、公示、公告等に関する文書
(2) 議会に関する文書
イ 提出議案、報告書及び決議書等並びに議会へ提出する文書及び議会から通知を受ける文書
ロ 会議録
(3) 職員人事に関する文書 一般職の職員の給与に関する条例(昭和46年条例第15号)第2条に規定される者及び地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第3項に規定する特別職(以下「職員」という。)に属する者の任免、賞罰、その他身分に関する文書
(4) 国、県に関する文書 国、県等の所管行政官庁からの重要な通達、通牒等
(5) 町の基本事項に関する文書
イ 町の区域変更及び合併、町界、町名の変更に関する文書
ロ 公印に関する文書
ハ 重要な証明に関する文書
(6) 重要な施策に関する文書
イ 重要な計画の原本及びその策定に係る文書
ロ 町の組織の改廃に関する文書
ハ 施設の建設、路線の認定その他制度的変更を伴う重要施策に関する文書
ニ 事業の実施に係る重要な文書
(7) 予算及び決算等重要な財務に関する文書
イ 予算編成に関する重要な文書、予算、決算書の原本
ロ 重要な監査の結果に関する文書
(8) 権利義務に関する文書
イ 請願、訴訟、審査請求等に関する文書
ロ 財産関係の権利の得失及び貸借に関する文書
ハ 町の関係法人又は私人の権利、義務及び身分に関する文書
(9) 町史の資料となる文書
イ 選挙の結果に関する文書
ロ 表彰に関する文書
ハ 町報
ニ 歴史的価値があり、他に代えるものがない文書
(10) 特別職の事務引継に関する文書
(11) 各種の重要な台帳及び原簿
(12) 調査及び統計に関する文書
イ 重要な調査の結果及び報告に関する文書
ロ 行政執行上必要な統計資料に関する文書
(13) その他永年保存が必要と認められる文書
3 第2種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 前項第4号に規定する者を除き町が雇用する者の任免、賞罰、その他身分に関する文書
(2) 前項第7号イに規定する文書の説明書及び資料
(3) 出納に関する文書
(4) 行政処分に関する文書
(5) 前項各号に付随する文書で後日参照する必要のある文書
(6) その他10年間の保存が必要と認められる文書
4 第3種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 主な行政施策に関する文書
(2) その他5年間の保存が必要と認められる文書
5 第4種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 通知、照会等で後日参照を必要としない文書
(2) 原簿又は台帳に記帳を終えた申請書、届出書
(3) 統計その他製表の材料に供した文書
(4) その他1年間の保存が必要と認められる文書
(保存期間の起算)
第47条 文書の保存期間は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(保管文書の引継ぎ)
第48条 各課における保管期間を経過した文書は、当該文書の保存期間が永年、10年及び5年に属する文書にあっては、文書整理担当者において、6月末日までに文書主管課長に引継がなければならない。ただし、簿冊の編集の都合、当該文書を常時使用する等の理由により引き続いて主務課で保管しようとするときは、文書主管課長の承認を受け保管することができる。
2 前項により保管文書を引き継ぐときは、保存年限1年のものを除き、各簿冊ごとに必要事項を記載した索引用紙兼保存台帳を当該簿冊に添付しなければならない。
(文書の保存)
第49条 文書主管課長は、前条の規定により引き継ぎを受けたときは、編集の適否等について審査し、適当と認めた引継文書は、年度別、保存期間別、課別及び係別に整理し、書庫に保存しなければならない。この場合、審査の結果不適当なものがあるときは、主務課長に対し、その修正又は補完を求めることができる。
(保存文書の借覧)
第50条 執務のために保存文書を借覧しようとするときは、伝言票に当該文書の該当課名、要求年月日及び職氏名等を記載し、文書主管課長に提出して、その承認を受けなければならない。
2 保存文書を貸し出すときは、文書主管課長は、保存文書借覧台帳(様式第12号)に貸出年月日、貸出先及び返却予定年月日等を記載しておかなければならない。
3 保存文書の貸出期間は、5日以内とする。ただし、文書主管課長の承認を得ればこの限りでない。
4 文書主管課長は、必要あると認めるときは、保存文書の借覧を拒否し、又は貸出期間中であってもこれを返還させることができる。
第51条 保存文書はいかなる理由があっても他に転貸、抜き取り、書き込み、取り替え、若しくは差しかえをしてはならない。
2 保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、文書主管課長の許可を受けたものについては、この限りでない。
3 保存文書を紛失し、又は汚損したときは、遅滞なく、所属長の認印のある始末書を文書主管課長に提出しなければならない。
(文書の廃棄)
第52条 文書主管課長は、保存期間が満了した保存文書及び保存期間中のもので保存の必要がないと認められる保存文書を、主務課の調製した廃棄文書台帳(様式第13号)により毎年5月末日までに廃棄しなければならない。
2 前項の場合において、保存期間中のもので保存の必要がないと認められる保存文書を廃棄しようとするときは、文書主管課長は、主務課と協議しなければならない。
3 文書主管課長は、保存期間が満了した保存文書であっても、編集の都合及び主務課長の請求があるときは、更に期間を定めて保存することができる。
4 廃棄した文書にかかる廃棄文書台帳は、文書を廃棄した日の属する年度の翌年度の初日から起算して、5箇年間保存するものとする。
第53条 主務課長は、保存期間が満了し、又は保管の必要がなくなった保管文書を毎年5月末日までに廃棄しなければならない。
第54条 廃棄しようとする文書で、秘密文書に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却し、又は裁断する等適当な方法をとらなければならない。
(書庫の管理)
第55条 書庫の中は、常に清潔を保ち、湿気、虫害を防ぐとともに喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
附則
(施行期日等)
1 この訓令は、公布の日から施行し、昭和61年4月1日から適用する。
(残印刷物等の使用)
2 この訓令の施行前に使用していた残印刷物等については、昭和61年度に限り使用することができる。
附則(平成17年9月30日訓令第9号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成18年3月31日／訓令第2号／議会訓令第1号／農委訓令第1号／教委訓令第2号／)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月15日／訓令第2号／議会訓令第1号／農委訓令第1号／教委訓令第4号／)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月16日訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(文書の保存期間の取り扱い要領の廃止)
2 文書の保存期間の取り扱い要領(昭和59年)は、廃止する。
附則(平成23年3月31日訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年3月4日訓令第2号)
この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(平成31年3月29日訓令第4号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月25日訓令第3号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
